Was kostet Prozessautomatisierung? Preise, Modelle und ROI

Die kurze Antwort

Einfache Automatisierungen starten ab ca. 1.500 Euro einmalig. Komplexere Systeme mit mehreren Integrationen liegen bei 3.000 bis 10.000 Euro. Dazu kommen laufende Tool-Kosten von 0 bis 99 Euro/Monat.

Die Investition amortisiert sich in den meisten Fällen innerhalb von 2 bis 4 Monaten.

Kostenstruktur im Detail

Automatisierungsprojekte haben drei Kostenbloecke: Einmalige Einrichtung, laufende Tool-Lizenzen und optionale Wartung.

Einmalige Einrichtung

Komplexitaet	Beschreibung	Preisbereich
Einfach	1 Trigger, 2 bis 3 Aktionen, 2 Tools verbunden	1.500 bis 2.500 Euro
Mittel	3 bis 5 Trigger, Bedingungslogik, 4 bis 5 Tools	3.000 bis 6.000 Euro
Komplex	Mehrere Workflows, API-Anbindungen, Dashboards	6.000 bis 10.000 Euro
Enterprise	Systemlandschaft komplett, Custom Development	Ab 10.000 Euro

Diese Preise basieren auf Erfahrungswerten aus unseren bisherigen Kundenprojekten und beinhalten Analyse, Konzeption, Umsetzung, Testing und Einweisung.

Laufende Tool-Kosten

Tool	Free Tier	Typischer KMU-Plan
n8n (self-hosted)	Unbegrenzt	5 bis 20 Euro/Monat (Serverkosten)
n8n (Cloud)	5 Workflows	20 Euro/Monat
Make	1.000 Ops/Monat	9 bis 16 Euro/Monat
Zapier	100 Tasks/Monat	19 bis 49 USD/Monat
Brevo (E-Mail)	300/Tag	0 bis 25 Euro/Monat
HubSpot CRM	Kostenlos	0 Euro (Basis-CRM)

Preise Stand April 2026.

Optionale Wartung

Automatisierungen sind keine Set-and-Forget-Systeme. APIs aendern sich, Tools bekommen Updates, Geschäftsprozesse verschieben sich. Wir empfehlen einen Wartungsvertrag:

Paket	Leistung	Preis
Basis	Monitoring, Fehlerbenachrichtigung, monatlicher Check	99 Euro/Monat
Standard	Basis + 2h Anpassungen/Monat, Priority Support	249 Euro/Monat
Premium	Standard + proaktive Optimierung, neue Workflows	499 Euro/Monat

3 konkrete Beispiele

Beispiel 1: Automatische Lead-Erfassung (1.800 Euro)

Ausgangslage: Handwerksbetrieb, 10 Mitarbeiter. Website-Anfragen landen per E-Mail beim Chef. Er kopiert die Daten manuell in eine Excel-Liste und antwortet, wenn er Zeit hat.

Automation:

• Website-Formular loest Workflow aus
• Kontakt wird automatisch in HubSpot CRM angelegt
• Bestätigungs-E-Mail geht sofort raus
• Team wird per Slack benachrichtigt
• Follow-up nach 3 Tagen automatisch

Zeitersparnis: ca. 5 Stunden/Woche Amortisation: 6 Wochen (bei 30 Euro/Stunde interner Kosten)

Beispiel 2: CRM-Integration mit E-Mail-Sequenzen (4.500 Euro)

Ausgangslage: Dienstleister, 25 Mitarbeiter. Nutzt Pipedrive als CRM und Brevo fuer E-Mails. Daten werden manuell synchronisiert. Follow-ups passieren unregelmässig.

Automation:

• Bidirektionale Synchronisation Pipedrive und Brevo
• Automatische E-Mail-Sequenzen je nach Deal-Phase
• Wöchentlicher Report an die Geschäftsführung
• Lead-Scoring basierend auf E-Mail-Interaktion

Zeitersparnis: ca. 12 Stunden/Woche Amortisation: 8 Wochen

Beispiel 3: Komplettes Reporting-System (7.500 Euro)

Ausgangslage: E-Commerce, 30 Mitarbeiter. Reports werden freitags manuell aus Shopify, Google Analytics und dem Warenwirtschaftssystem zusammenkopiert. Dauert 4 Stunden.

Automation:

• Täglicher Datenabzug aus allen 3 Systemen
• Automatische Berechnung von KPIs
• Live-Dashboard in Google Data Studio
• Freitagmorgens: PDF-Report per E-Mail an Geschäftsführung
• Alert bei Anomalien (Umsatzeinbruch, Lagerengpass)

Zeitersparnis: ca. 8 Stunden/Woche Amortisation: 5 Wochen

ROI-Rechnung: So rechnen Sie selbst

Die Formel ist einfach:

Stunden pro Woche x Stundensatz x 52 Wochen = Jahrliche manuelle Kosten

Wenn ein Mitarbeiter 10 Stunden pro Woche mit automatisierbaren Aufgaben verbringt und der Stundensatz 35 Euro beträgt:

10h x 35 Euro x 52 = 18.200 Euro pro Jahr fuer manuelle Arbeit.

Eine Automatisierung fuer 4.500 Euro einmalig + 150 Euro/Monat laufend = 6.300 Euro im ersten Jahr.

Ersparnis im ersten Jahr: 11.900 Euro. Ab Jahr 2 spart das Unternehmen über 16.000 Euro jaehrlich.

Vergleich: Agentur vs. Inhouse vs. DIY

Ansatz	Kosten	Zeitaufwand	Qualität	Fuer wen
DIY (selbst mit Zapier etc.)	0 bis 50 Euro/Monat	20 bis 40h Einarbeitung	Einfache Flows OK	Tech-affine Gruender
Freelancer	60 bis 100 Euro/Stunde	Variabel	Gut, abhaengig von Person	Einzelprojekte
Agentur (wie W&B)	Festpreis ab 1.500 Euro	Minimal fuer Sie	Hoch, inkl. Wartung	KMUs, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen
Inhouse IT	4.000 bis 6.000 Euro/Monat (Gehalt)	Dauerhaft	Hoch, aber teuer	Unternehmen ab 50+ Mitarbeiter

Fuer die meisten KMUs ist der Agentur-Ansatz der pragmatischste: Feste Kosten, definiertes Ergebnis, persoenlicher Ansprechpartner. Kein Recruiting, keine Einarbeitung.

Versteckte Kosten, die oft vergessen werden

Tool-Upgrades: Free Tiers sind begrenzt. Wenn Ihr Workflow wächst, steigen die Kosten. Planen Sie 20 bis 50 Euro/Monat fuer Tools ein.

Änderungen am Geschäftsprozess: Wenn sich Ihre internen Abläufe aendern, muss der Workflow angepasst werden. Das ist normal und einkalkulierbar, aber nicht kostenlos.

Schulung: Ihr Team muss verstehen, wie das System funktioniert. Nicht im Detail, aber in der Übersicht. Eine Stunde Schulung reicht meistens.

Wann lohnt sich Automatisierung nicht?

Ehrlich gesagt: Nicht immer. Wenn ein Prozess nur einmal pro Monat vorkommt und 15 Minuten dauert, ist eine Automatisierung Overkill. Die Faustregel: Wenn ein Prozess mindestens 3x pro Woche vorkommt und jeweils 10+ Minuten dauert, lohnt sich Automatisierung.

Auch bei Prozessen, die sich ständig aendern und keine klaren Regeln haben, ist Automatisierung schwierig. KI kann hier helfen, aber das erhoeht die Komplexität und die Kosten.

Fazit

Prozessautomatisierung ist kein Kostenpunkt. Es ist eine Investition, die sich in den meisten Fällen innerhalb von 2 bis 4 Monaten amortisiert. Die Frage ist nicht “Koennen wir uns das leisten?”, sondern “Koennen wir es uns leisten, es nicht zu tun?”

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